Omstilling i Covid tid

Omstilling i Covid tid

Dette er historien om hvordan et lite selskap klarte og snu en desperat situasjon til det mest positive som er skjedd i selskapets historie.

Datoen er 12. mars 2020 og gjennom de siste over 7 årene har vi bygget opp en bedrift som vokser dag for dag. Det er mange oppdrag som er booket utover våren og alle piler peker rett oppover – så skjer det – landet stenges ned, 99% av alle bestillinger blir kansellert over natten. Hva gjør vi nå??

Det er mange tanker som går gjennom hodet til en gründer når «katastrofen» inntreffer;

• Mister jeg alt nå?
• Hva med alle de ansatte?
• Hvordan angriper vi denne situasjonen?
• Hvor lenge vil dette vare?

I Tappin var Covid rett og slett en total katastrofe de første par dagene. 99% av alle bestilligner ble borte i løpet av noen dager, inntektene forsvant totalt og vi var i noen dager i villrede om hva vi skulle gjøre. Det eneste vi skjønte var at noe MÅ gjøres og at en pandemi, den går ikke over i løpet av noen uker.

Hva gjør vi nå?

Etter bare noen dager var det ikke vanskelig og forstå at dette kommer til å vare minimum i mange måneder, antakelig i flere år, så her må det gjøres noe umiddelbart.

En dag tok min medgründer og meg selv det som antakelig er det korteste strategimøtet i selskapets historie ved kaffemaskinen for å se på situasjonen. Vi gikk raskt igjennom noen grunnleggende spørsmål:

• Hvor mye kapital har vi i reserve?
• Har vi noe produktstrategi som kan implementeres raskt?
• Må vi permittere noen ansatte, og i så fall hvor mange og hvem?

Svarene var i og for seg enkle.

• Ja – vi har en del kapital i reserve
• Ja – vi har en produktstrategi som kan implementeres relativt fort
• Ja – vi må dessverre permittere noen ansatte, men vi kan holde det til et minimum.

På bakgrunn av disse tre enkle spørsmålene tok vi en avgjørelse om å satse alt på ett kort og heller gå ned med flagget til topps fremfor å legge oss på ryggen og dø.

På tide og brette opp ermene!

Etter den korte praten var det bare og sette igang arbeidet. Her var det ingen tid og miste om det lille selskapet vårt skulle overleve.

De vonde permitteringene

Det er ingenting som er mer smertefullt enn å måtte fortelle lojale ansatte at de nå må ut i permisjon. Det er mange tanker. Hvordan skal de klare og betale regningene sine? Hvor lenge vil dette vare? Kommer de til å finne seg noe annet?

Heldigvis bor vi i et land der staten flyter over av penger og det kom relativt kjapt på plass ordninger som gjorde at hverken vi som selskap eller de ansatte ble nevneverdig økonomisk påvirket av selve permitteringene, selv om selskapet selvsagt blødde penger for hver dag som gikk.

For vår del forsøkte vi å permittere så få som mulig, og viktigst av alt beholde alle de som jobbet med produktutvikling i 100% virksomhet.

Sette produktstrategien ut i livet

Gjennom de årene Tappin har eksistert har min egen oppgave i selskapet vært og utvikle produktet, tenke langsiktig og forsøke og se inn i glasskula for å så godt som mulig ligge i forkant av utviklingen. Lite viste jeg i mars 2020 at nettopp det nå ville komme oss til gode raskere enn vi noen gang hadde tenkt.

Tappin har siden oppstarten levert bl.a. mobile apper til eventer av forskjellige slag. Alt dette er bygget opp rundt at mennesker møtes fysisk. Med en pandemi i verden var det ganske raskt opplagt at dette ikke ville kunne gjennomføres på lang tid slik som tidligere, nye møteplasser digitalt var derfor helt essensielt slik vi så det.

Tilbake på senhøsten 2018 skrev jeg en detaljert beskrivelse av fremtidens møteplasser hvor noen ville være tilstede fysisk mens andre ville være tilstede digitalt. Med andre ord det vi i dag snakker om er Hybride Events. Denne strategien var tenkt og sakte men sikkert innlemmes i vårt produkt i årene fremover, men nå hastet det mer enn noensinne.

Spørsmålet ble da – hvordan kan vi få dette på plass i løpet av 1 – 2 måneder?

Utviklere og meg selv satt oss ned, gikk gjennom spesifikasjonen gjorde noen knallharde prioriteringer og bestemte oss for hva MVP var og følte oss sikre på at dette skulle vi klare i løpet av maksimum 2 måneder.

2 måneder senere var vi etter utallige timer, en ekstrem lojalitet og innsats fra de ansatte, lange dager, kvelder og netter klare med første utgave av det som i dag er Tappin sitt digitale event system.

Men hva nå? Hvem skal vi selge dette til?

Hvor er kundene?

De første to månedene av pandemien stoppet landet fullstendig opp, men litt etter litt forsto vi alle at livet må gå videre. Folk organiserte seg på hjemmekontor, læringskurven på bruk a verktøy som Zoom, Teams og andre videomøte plattformen var bratt. Samfunnet begynte og fungere til tross for strenge restriksjoner og begrensede muligheter til å møtes fysisk.

Tappin har gjennom hele sin eksistens hatt gode relasjoner til våre partnere og kunder, som i stor grad omfatter Eventbyråer. Disse lå også nede for telling i starten av pandemien, men så begynte noe og skje. Kundene ville gjennomføre sine eventer digitalt, men hvor og hvordan?

Våre partnere begynte og ringe og lurte på om vi viste om noen løsninger som kunne løse dette bedre enn f.eks. Zoom og Teams. Og svaret var – Ja – vi har utviklet en løsning for dette selv og er klare til å kjøre.

Suksess på suksess

En av de første digitale arrangementene vi var involvert i var en stor FN-konferasne. Deltakere fra over 140 nasjoner logget seg inn på vår plattform og gjennomføre den største digitale konferansen i FNs historie over 3 dager. Suksessen var et faktum.

Senere kom det mange små og store eventer på løpende bånd fra både inn og utland. Alle ansatte ble hentet tilbake, nyansettelser ble gjort, og produktet ble stadig videreutviklet.

Når året 2020 var omme og vi endelig kunne sette oss ned og oppsummere berg og dalbane reisen de siste 9 månedene var resultatet fantastisk – 2020 var blitt det beste året noen sinne!

Ekspansjon og voksesmerter

Men, suksess og ekspansjon kommer ikke gratis. 2020 ble et fantastisk år, men det førte også med seg nye utfordringer. Vi ekspanderte raskt og voksesmertene kom.

• Vi måtte oppgradere systemene for å bli mer skalerbare
• Nye ansatte måtte onboardes
• Nye investorer måtte på plass
• Nye strategier måtte legges

Starten på 2021 viste at veksten fortsatte og voksesmertene måtte behandles raskt. Pandemi restriksjonene kom og gikk og markedet var ustabilt, men Tappin fortsatte sin vekst og det var på tide og se lengere frem – tenke større og rigge oss selv for de neste stegene.

Forberedelsene til Post-pandemi situasjonen

Vi startet tidlig og forberede hva post-pandemi ville bety. Det ble ganske raskt klart at behovene og kravene fra våre kunder ville endre seg radikalt etter pandemien.

I løpet av bare 2 år har arbeidslivet forandret seg fullstendig. Vi jobber stadig mer fra hjemmekontor og vi kommuniserer på helt andre måter enn det vi gjorde før pandemien. Så også er det med eventer.

I dag er det blitt en forventning om at eventer er hybride. Noen ønsker rett og slett ikke å reise lange strekninger, bo på hotell og bruke store ressurser og tid på å delta på konferanser. Dermed må arrangører kunne tilby hybride løsninger som tar vare på både de som er fysysik tilstede og de som er digitalt tilstede.

Nettopp en slik løsning er det Tappin i dag er, ikke minst takke være de valgene vi gjorde når pandemien kom.

Jeg er ekstremt stolt av det vi har fått til, og veien videre for Tappin ser lys ut.

Med god planlegging, mot til å tenke utenfor boksen, flinke ansatte og klare visjoner og verdier kan man lykkes med det meste. Omstilling kan være smertefullt, men det er også umåtelig spennende, gøy og givende!