Hva gjør en ekstern databehandlingsansvarlig (DPO), og hvorfor din bedrift trenger en

Posted on by

Med innføringen av GDPR (General Data Protection Regulation) har behovet for å beskytte personopplysninger blitt stadig viktigere for bedrifter. En av de mest kritiske rollene i dette arbeidet er Databehandlingsansvarlig (Data Protection Officer, DPO). For mange små og mellomstore bedrifter (SMB) kan det være utfordrende å ansette en dedikert DPO internt, og derfor velger mange å benytte seg av en ekstern DPO. Men hva gjør egentlig en ekstern DPO, og hvorfor kan det være en fordel for din bedrift å ha en?

Hva er en Databehandlingsansvarlig (DPO)?

En DPO er en person som har ansvaret for å sikre at en organisasjon følger lovene og reglene for beskyttelse av personopplysninger, spesielt GDPR. DPO-en fungerer som en rådgiver for ledelsen, og skal også overvåke og dokumentere hvordan personopplysninger håndteres i organisasjonen. Rollen innebærer også å være kontaktpunkt mellom bedriften og tilsynsmyndigheter, samt mellom bedriften og enkeltpersoner som har spørsmål eller klager om hvordan deres data behandles.

Oppgavene til en ekstern DPO

En ekstern DPO tilbyr de samme tjenestene som en intern DPO, men fungerer som en uavhengig konsulent som bedriften hyrer inn. Her er noen av de viktigste oppgavene en ekstern DPO utfører:

  1. Overvåking av GDPR-compliance
    Den eksterne DPO-en overvåker kontinuerlig at bedriften overholder GDPR. Dette inkluderer å gjennomgå og evaluere eksisterende databeskyttelsespraksiser, identifisere potensielle risikoområder, og foreslå forbedringer for å sikre compliance.
  2. Rådgivning og veiledning
    En ekstern DPO gir råd og veiledning til bedriften om hvordan man kan forbedre databeskyttelsen. Dette kan inkludere å utvikle interne retningslinjer, sikre at ansatte får nødvendig opplæring, og gi råd om hvordan bedriften kan håndtere spesifikke utfordringer knyttet til databeskyttelse.
  3. Utførelse av risikovurderinger
    DPO-en gjennomfører risikovurderinger for å identifisere og mitigere risikoer knyttet til behandling av personopplysninger. Dette kan inkludere å gjennomføre Data Protection Impact Assessments (DPIA) når nye databehandlingsprosesser eller teknologier innføres.
  4. Håndtering av datainnbrudd
    Hvis bedriften opplever et datainnbrudd, vil DPO-en være ansvarlig for å håndtere hendelsen. Dette innebærer å varsle relevante tilsynsmyndigheter innen 72 timer og informere de berørte enkeltpersonene, samt å gjennomføre en etterfølgende analyse for å forhindre fremtidige brudd.
  5. Kontaktpunkt for tilsynsmyndigheter og enkeltpersoner
    En ekstern DPO fungerer som bedriftens kontaktpunkt for tilsynsmyndigheter, som Datatilsynet i Norge. DPO-en håndterer også henvendelser fra enkeltpersoner som ønsker å utøve sine rettigheter under GDPR, som retten til innsyn i eller sletting av deres data.

Fordeler med å ha en ekstern DPO

For mange SMB-er er det flere fordeler ved å benytte en ekstern DPO i stedet for å ansette noen internt:

  1. Ekspertise og erfaring
    En ekstern DPO har ofte bred erfaring fra ulike bransjer og dyp kunnskap om GDPR og databeskyttelse. Dette sikrer at bedriften får tilgang til ekspertise som kanskje ikke er tilgjengelig internt.
  2. Kostnadseffektivt
    For mange mindre bedrifter kan det være kostbart å ansette en fulltid DPO. En ekstern DPO gir fleksibilitet ved å tilby tjenester etter behov, noe som kan være mer kostnadseffektivt.
  3. Objektivitet
    Som en uavhengig part kan en ekstern DPO gi objektive vurderinger av bedriftens databeskyttelsespraksis, uten påvirkning fra interne faktorer som kan hindre nødvendige endringer.
  4. Fokus på kjernevirksomheten
    Ved å outsource DPO-rollen kan ledelsen og de ansatte fokusere på bedriftens kjernevirksomhet, vel vitende om at databeskyttelsen er i gode hender.

Hvorfor din bedrift trenger en DPO

Selv om ikke alle bedrifter er lovpålagt å ha en DPO, er det sterkt anbefalt for enhver bedrift som håndterer store mengder personopplysninger eller sensitive data. En DPO sikrer at bedriften er forberedt på å møte kravene i GDPR, noe som ikke bare bidrar til å unngå potensielle bøter, men også bygger tillit hos kunder og partnere.

Å ha en DPO, enten intern eller ekstern, viser at bedriften tar databeskyttelse på alvor. Dette er avgjørende i en tid der personvern og sikkerhet er i fokus for både myndigheter og forbrukere.

Oppsummering

En ekstern databehandlingsansvarlig (DPO) spiller en avgjørende rolle i å sikre at bedriften overholder GDPR og beskytter personopplysninger på en sikker måte. Ved å benytte en ekstern DPO får bedriften tilgang til spesialisert kompetanse, samtidig som den oppnår fleksibilitet og kostnadseffektivitet. For bedrifter som ønsker å minimere risikoen for brudd på databeskyttelseslovgivningen, er en ekstern DPO en verdifull ressurs.